1.Задачи отдела:

Основными задачами отдела являются:

1.1.Организация единой системы делопроизводства в администрации района.

1.2.Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

1.3.Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, контроля за сроками исполнения документов.

1.4.Обеспечение соблюдения установленного порядка рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – граждане) главой Суровикинского муниципального района и его заместителями.

1.5.Обеспечение взаимодействия администрации района с администрациями поселений и территориальным общественным самоуправлением Суровикинского муниципального района (далее – ТОС).

1.6.Взаимодействие с Территориальной избирательной комиссией Суровикинского муниципального района по обеспечению функционирования ГАС «Выборы».

1.7.Организационно-техническое обеспечение мероприятий, проводимых главой Суровикинского муниципального района и его заместителями.

1.8.Обеспечение функциональной работоспособности информационной системы, локальных сетей, телекоммуникаций, программно-технических средств в администрации района.

1.9.Материально-техническое обеспечение деятельности администрации района.

2. Функции отдела

Отдел для решения поставленных перед ним задач выполняет следующие функции:

2.1.Организует делопроизводство в администрации района, осуществляет методическое руководство работой по ведению делопроизводства в структурных подразделениях администрации района.

2.2.В соответствии с установленными правилами и инструкцией по делопроизводству принимает, регистрирует, передает по назначению входящую и исходящую корреспонденцию, а также внутреннюю документацию, в том числе по специальным средствам связи – факс, электронная почта.

2.3.Осуществляет отправление почтовой корреспонденции.

2.4.Осуществляет в пределах своей компетенции подготовку проектов муниципальных правовых актов Суровикинского муниципального района.

2.5.Осуществляет проверку на предмет соответствия инструкции по делопроизводству представляемых в отдел проектов муниципальных правовых актов администрации района, визирует их.

2.6.Регистрирует и печатает издаваемые администрацией района муниципальные правовые акты и другие служебные документы.

2.7.Осуществляет работу по своевременному доведению муниципальных правовых актов администрации района до структурных подразделений администрации района, городского и сельских поселений, учреждений, организаций и граждан Суровикинского муниципального района.

2.8.Организует машинописное, компьютерное, ксероксное изготовление, копирование и оперативное размножение документов для нужд администрации района.

2.9.Заверяет копии муниципальных правовых актов администрации района для рассылки структурным подразделениям администрации района, администрациям городского и сельских поселений, учреждениям, организациям и гражданам Суровикинского муниципального района.

2.10.Заверяет копии документов, запрашиваемых структурными подразделениями администрации района, администрациями городского и сельских поселений, учреждениями, организациями и гражданами Суровикинского муниципального района.

2.11.Осуществляет работу по подготовке заседаний, совещаний, проводимых главой Суровикинского муниципального района (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания, совещания).

2.12. Осуществляет работу по подготовке документации на приобретение компьютерного оборудования, оргтехники, канцелярских товаров, почтовых марок, конвертов, поздравительных открыток.

2.13.Осуществляет контроль за сроками прохождения и исполнения служебной корреспонденции совместно с ответственными работниками структурных подразделений администрации района.

2.14.Осуществляет работу по установлению на серверы и рабочие станции операционных систем и необходимого для работы программного обеспечения.

2.15.Осуществляет подготовку номенклатуры дел администрации района.

2.16.Осуществляет подготовку графика отчетов глав муниципальных образований Суровикинского муниципального района о своей деятельности за предыдущий календарный год перед жителями Суровикинского муниципального района.

2.17.Осуществляет в пределах своей компетенции подготовку ответов на письма органов государственной власти Волгоградской области, органов местного самоуправления, учреждений, организаций и граждан.

2.18.Организует дежурство работников администрации района в выходные и праздничные дни.

2.19. Осуществляет подготовку календарных планов мероприятий, проводимых администрацией района, Суровикинской районной Думой.

2.20.Осуществляет ведение в электронном виде Реестра награжденных лиц Почетными грамотами и Благодарственными письмами главы Суровикинского муниципального района.

2.21.Осуществляет работу по обеспечению участия ТОС и администраций поселений Суровикинского муниципального района в конкурсах проектов (программ) по благоустройству территорий муниципальных образований.

2.22.Оказывает консультационную и методическую помощь ТОС.

2.23.Осуществляет подготовку и отправление отчетов по ТОС.

2.24.Организует работу по своевременному представлению материалов в Территориальную избирательную комиссию Суровикинского муниципального района для формирования списка избирателей.

2.25.Организует работу по оказанию содействия Территориальной избирательной комиссии Суровикинского муниципального района при осуществлении документооборота с отделением по вопросам миграции отдела МВД России по Суровикинскому району.

2.26.Организует личные приемы граждан главой Суровикинского муниципального района и его заместителями.

2.27.Осуществляет регистрацию, учет поступающих письменных и устных обращений граждан, в том числе в форме электронного документа, адресованных главе Суровикинского муниципального района и его заместителям.

2.28.Осуществляет заполнение учетных карточек личного приема граждан.

2.29.Осуществляет регистрацию запросов по обращениям граждан.

2.30.Осуществляет контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан.

2.31.Осуществляет работу на ресурсе ССТУ.РФ в сети «Интернет».

2.32.Осуществляет подготовку и отправление отчетов о результатах рассмотрения обращений граждан.

2.33.Осуществляет подготовку обзоров обращений граждан и обобщенную информацию о результатах рассмотрения этих обращений и принятых мерах.

2.34.Осуществляет рассмотрение обращений граждан в пределах своей компетенции.

2.35. Обеспечивает рабочее место главы Суровикинского муниципального района канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники, создает условия, способствующие эффективной работе.

2.36.Обеспечивает администрацию района необходимой бланочной продукцией, печатями, штампами, подписными изданиями.

2.37.Осуществляет размещение на официальном сайте администрации района в сети «Интернет» информации о деятельности администрации района, иных документов, размещение которых предусмотрено законом.

2.38. Осуществляет размещение муниципальных правовых актов администрации района, соглашений между органами местного самоуправления на информационном стенде в здании администрации района.

2.39.Обеспечивает официальное опубликование муниципальных правовых актов администрации района в общественно-политической газете Суровикинского района «Заря».

2.40.Осуществляет иные полномочия, установленные муниципальными правовыми актами Суровикинского муниципального района и действующим законодательством.